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Projekt Campusmanagement

Die Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg hat mit einem großen Projekt zur Erneuerung ihrer Campusmanagementsysteme begonnen. In diesem eher langfristig angelegten Projekt werden sukzessive die Module der Campussoftware HISinOne    der HIS eG an der MLU eingeführt.

Ziel dieser Projektseiten ist es, Informationen für Studierende und Mitarbeiter*innen der MLU zum Projektstand und zu aktuellen Entwicklungen im Campusmanagement bereitzustellen und sie über den Stand des Projekts zu informieren.

Campusmanagementsysteme an der MLU

Was ist Campusmanagement?

Campusmanagement umfasst ganz allgemein sämtliche Prozesse im Bereich des studentischen Lebenszyklus (Student-Life-Cycle), welche an Hochschulen zu den Kernprozessen zählen. Darunter befinden sich nahezu alle Prozesse aus den Bereichen

• Bewerbung, Einschreibung, Rückmeldung, Beurlaubung, Exmatrikulation von in- und ausländischen Studierenden, Gaststudierenden und Promovierenden,
• Verwaltung von Studiengebühren und Semesterbeiträgen;
• Prüfungsverwaltung und -organisation sowie die Verbuchung von Leistungen und Prüfungsergebnissen,
• Berechnung von Noten sowie die Erstellung der notwendigen Dokumente und Zeugnisse,
• Verwaltung von Modulen und Studiengängen (inklusive deren Einrichtung, Änderung und Auflösung) und
• Verwaltung von Veranstaltungen (Kurse, Vorlesungen, Seminare, Praktika uvm.) mit Stunden- und Raumplanung sowie zahlreichen weiteren Aufgaben.

Die MLU setzt derzeit noch eine ältere Produktgeneration (die so genannten QIS-/GX-Systeme) der HIS eG ein, deren zugrundeliegende Technologien seit dem Jahr 2000 nicht mehr weiterentwickelt wurden. In der Konsequenz gab es einen weitgehenden Entwicklungsstopp und der Betrieb einiger Komponenten der Campusmanagementsysteme wurde zunehmend komplizierter. Der Hersteller (die HIS eG) kündigte zudem jüngst an, dass die alte Produktgeneration zukünftig nicht mehr unterstützt wird, wodurch für die MLU auch ein Ablösungszwang entstanden ist.

Campusmanagementsysteme – quo vadis?

Nach einer umfassenden Marktrecherche hat sich die MLU bereits vor einiger Zeit entschieden, weiterhin auf die Produkte der HIS eG zu setzen: Zukünftig soll HISinOne als Softwarelösung für das Campusmanagement eingesetzt werden. Es erfüllt die Anforderungen an eine moderne und nutzerfreundliche Software, die den gesamten Student-Life-Cycle abbilden kann und zudem eine einheitliche Weboberfläche mit hohen Nutzungskomfort bietet. Bei der Einführung der neuen Campusmanagementsoftware handelt es sich um ein komplexes IT- und Organisationsprojekt, in welches neben dem ITZ auch große Teile der Universitätsverwaltung (insb. Abteilung 1) und die Fakultäten eingebunden sind.

Mit der Einführung von HISinOne werden sich viele Änderungen ergeben. Statt vieler Einzelanwendungen wird es künftig ein gemeinsames System geben, das über moderne Browser bedient wird. Es handelt sich um eine Softwarelösung, die die spezifischen Anforderungen der verschiedenen Fachabteilungen in einem Produkt vereint. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass mit dem neuen Campusmanagementsystem nicht mehr Softwareupdates im Fokus stehen, sondern jeder Releasewechsel eine Überprüfung und ggf. Anpassung von relevanten Prozesse nach sich ziehen kann.

Der Aufbau des Campusmanagementsystems wird sich in diesem Zusammenhang ändern und zukünftig drei Segmente umfassen.

Das Kernsegment (Core Segment, kurz CS) ist die technische Basis des Campusmanagementsystems und besteht aus den folgenden Modulen:

• Technische Infrastruktur (SYS),
• Personen, Services und Verzeichnisse (PSV) und
• Business Intelligence (BIA).

Auf das Kernsegment bauen weitere Module des Campusmanagements auf:

• Bewerbungs- und Zulassungsmanagement (APP),
• Studierendenmanagement (STU),
• Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement (EXA),
• Alumnimanagement (ALU) und
• Doktorandenmanagement (DOC).

Zudem gibt es ein Forschungssegment mit dem zugehörigen Modul Forschungsmanagement (RES).

Im Rahmen des Vorbereitungsprojektes wird die MLU entscheiden, welche Module bzw. mit welchem Funktionsumfang die Module in den kommenden Jahren sukzessive eingeführt werden.

Zeitplan für das Migrationsprojekt

Ziel der MLU ist es, die verschiedenen Module der Campusmanagementsoftware sukzessive einzuführen und nacheinander produktiv zu setzen. Hierfür wurde ein ambitionierter Zeitplan entworfen, der die verschiedenen Bereiche von Studium und Lehre voraussichtlich die nächsten knapp 10 Jahre begleiten wird.

Der Startschuss für das Migrationsprojekt fiel am 01. November 2023 mit dem Beginn des Vorbereitungsprojekts zusammen mit unserem Dienstleister, der HIS eG. Das Vorbereitungsprojekt bildet die Grundlage für die noch folgenden Einführungsprojekte der verschiedenen Module. Hier gibt es weitere Informationen zum Vorbereitungsprojekt.

Bereits im vierten Quartal 2024 soll mit dem Einführungsprojekt für das Bewerbungs- und Zulassungsmanagement (Modul APP) begonnen werden.

Sobald das Bewerbungs- und Zulassungsmanagement zuverlässig die Bewerbungsphasen der Studieninteressierten zuverlässig begleitet, soll mit dem Einführungsprojekt für das Studierendenmanagement (Modul STU) begonnen werden.

Den letzten und zeitintensivsten Schritt wird das Einführungsprojekt für das Studiengangs- und Prüfungsmanagement (Modul EXA) ab Mitte 2026 darstellen.

Die Module Doktorandenmanagement (DOC), Alumnimanagement (ALU) und Forschungsmanagement (RES) werden im Rahmen des Vorbereitungsprojekts evaluiert und danach über mögliche Einführungsprojekte entschieden.

Geplanter Ablauf des Migrationsprojektes

Projektorganisation für das Migrationsprojekt

Das Vorbereitungsprojekt für das Migrationsprojekt der Campusmanagementsysteme wird mittels der Projektmanagementmethode PRINCE2 durchgeführt. Diese prozessorientierte Methode wurde bereits in den frühen 1980er Jahren von britischen Behörden etabliert und findet weit über den IT-Bereich hinaus Anwendung.

Die Projektorganisation erfolgt über drei Ebenen:

• Projektlenkungskreis
• Projektmanagement
• Teammanagement.

Der Projektlenkungskreis ist die oberste Instanz für die Projektleitung und das Projektmanagement. Mitglieder des Projektlenkungskreises an der MLU sind

• der Prorektor für Studium & Lehre, Prof. Dr. Pablo Pirnay-Dummer
• der Kanzler, Alfred Funk
• die Leiterin der Abteilung 1, Katrin Eckebrecht
• der Leiter der Abteilung Anwendungssysteme im ITZ, Dr. Steven Achilles.

Die Projektleiterin, Frau Julia Nerenberg, koordiniert das Gesamtprojekt, ist für das „Projektgeschäft“ verantwortlich und stellt die "Projektlieferungen" sicher.

Die Projektteams sind für die Produktlieferungen verantwortlich, d.h. dafür, dass die Ergebnisse in der vereinbarten Zeit, dem vereinbarten Budget und in der vereinbarten Qualität vorliegen.

Die Projektteams variieren je nach betrachtetem Modul und bestehen aus den Fachexperten des ITZ, der Abteilung 1 Studium und Lehre, den Prüfungsämtern der Fakultäten, dem International Office, der Internationalen Graduiertenakademie (InGra), dem Alumni-Netzwerk und vielen weiteren Akteuren, die den studentischen Lebenszyklus begleiten.

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Stand: 27. März 2024

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